Online Bağış Sistemi Nasıl Kurulur? Adım Adım Kurulum Rehberi

Bir dernek, vakıf veya sivil toplum kuruluşunun kendi internet sitesinden online bağış alabilmesi için yalnızca ödeme formu eklemesi yeterli değildir. Kurumun hukuki statüsü, bağışın amacı, ödeme altyapısı, kişisel veri işleme süreci, muhasebe kayıtları ve kurum içi sorumlulukları birlikte planlanmalıdır.

Sağlıklı bir online bağış sistemi şu zinciri kesintisiz biçimde yürütür:

1. Bağışçı kampanya veya bağış türünü seçer.

2. Gerekli iletişim bilgilerini girer.

3. Ödeme, banka veya yetkili ödeme kuruluşu üzerinden tamamlanır.

4. İşlem sonucu güvenli biçimde internet sitesine iletilir.

5. Başarılı bağış yönetim paneline kaydedilir.

6. Bağış ilgili kampanya ve bağışçıyla eşleştirilir.

7. Bağışçıya işlem sonucu bildirilir.

8. Finans ve muhasebe kayıtlarıyla mutabakat sağlanır.

9. Yetkili kullanıcılar raporları takip eder.

10. Kişisel veriler belirlenen saklama ve imha politikasına göre yönetilir.

Bu rehber, bir online bağış sisteminin idari hazırlıktan canlıya geçişe kadar nasıl kurulacağını uygulama sırasıyla açıklar.

Online Bağış Sistemi Nedir?

Online bağış sistemi; dernek, vakıf ve STK’ların internet sitesi üzerinden kartla bağış kabul etmesini, işlem sonuçlarını kayıt altına almasını ve bağışları yönetim panelinden takip etmesini sağlayan dijital altyapıdır.

Sistem üç ana bileşenden oluşur:

• Bağışçının kullandığı web sayfası ve bağış formu

• Banka sanal POS’u veya ödeme kuruluşu altyapısı

• Bağış, bağışçı, kampanya ve işlem kayıtlarını yöneten panel

Ödeme ekranının çalışması tek başına yeterli değildir. Başarılı bir ödeme yönetim paneline aktarılmıyor, ilgili kampanyayla eşleşmiyor veya finans kayıtlarıyla karşılaştırılamıyorsa bağış süreci tamamlanmış sayılmaz.

Online Bağış Sistemi Kurulmadan Önce Hangi Hazırlıklar Yapılmalıdır?

Teknik geliştirmeye başlamadan önce kurumun bağış modelini ve operasyon sürecini yazılı hâle getirmesi gerekir. Bu hazırlık, daha sonra yapılacak yazılım değişikliklerini ve kayıt hatalarını azaltır.

Bağış türleri belirlenmelidir

Kurum öncelikle hangi işlemleri internet üzerinden kabul edeceğini netleştirmelidir:

• Genel bağış

• Belirli bir proje veya kampanyaya bağış

• Eğitim, sağlık veya sosyal yardım bağışı

• Kurban ve dönemsel çalışmalar

• Düzenli aylık bağış

• Şartlı bağış

• Aidat veya üyelik ödemesi

• Kurumsal bağış

Aidat, bağış ve yardım toplama faaliyeti aynı muhasebe ve hukuki sınıfta değerlendirilmez. Formda bu işlemlerin birbirine karıştırılmaması gerekir.

Örneğin üyelik aidatı ödeyen kişi ile belirli bir kampanyaya bağış yapan kişinin kaydı ayrı işlem türleri altında tutulmalıdır. Bu ayrım raporlama, banka mutabakatı ve muhasebe aktarımı sırasında doğrudan kullanılır.

Kampanya ve genel bağış ayrımı yapılmalıdır

Bağış formunda kurumun genel faaliyetleri için bağış ile belirli bir proje için toplanan tutar birbirinden ayrılmalıdır.

Kampanya bazlı bir yapıda en az şu bilgiler tanımlanmalıdır:

• Kampanya adı

• Kampanyanın amacı

• Başlangıç ve bitiş tarihi

• Hedef tutar kullanılıyorsa hedef bilgisi

• Bağışın hangi amaçla kullanılacağı

• Kampanyanın hukuki ve idari dayanağı

• Kampanyadan sorumlu birim

• Aktif veya pasif durumu

Bağışçı, ödeme yapmadan önce hangi amaç için ödeme yaptığını açıkça görmelidir. “Bağış yap” gibi tek başına kullanılan genel ifadeler, birden fazla faaliyet yürüten kurumlarda yeterli açıklık sağlamaz.

Kurum içindeki sorumlular belirlenmelidir

Online bağış sürecinde görev alacak kişiler teknik kurulumdan önce belirlenmelidir.

Temel görev dağılımı şu şekilde kurulabilir:

Bir işlemin kim tarafından kontrol edileceği belirsiz bırakıldığında başarısız ödemeler, eksik kayıtlar ve mutabakat farkları uzun süre fark edilmez.

Bağış ve Yardım Toplama İzinleri Nasıl Kontrol Edilmelidir?

Online ödeme altyapısı kurulmadan önce yürütülecek faaliyetin hukuki niteliği belirlenmelidir. Kurumun kendi amaçları doğrultusunda kabul ettiği bağış ile 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu kapsamında yürütülen yardım toplama faaliyeti aynı kavram değildir.

2860 sayılı Kanun kapsamına giren yardım toplama faaliyetlerinde, izin almadan yardım toplama yetkisi tanınan kuruluşlar dışında yetkili makamdan izin alınması gerekir. Kamu yararına çalışan dernek statüsü de tek başına otomatik izin muafiyeti anlamına gelmez; izin almadan yardım toplayacak kuruluşlar ayrıca belirlenir. rum, online bağış sayfasını yayınlamadan önce şu sorulara yazılı cevap hazırlamalıdır:

• İşlem kurumun genel faaliyetleri için kabul edilen bağış mı?

• Kamuya açık bir yardım toplama çağrısı mı yapılıyor?

• Kampanya belirli kişiler veya topluluklar adına mı yürütülüyor?

• Kampanya için izin veya bildirim gerekiyor mu?

• Kurum izin almadan yardım toplama yetkisine sahip mi?

• Toplanan tutarın kullanım amacı ve süresi nasıl belgelenecek?

• Web sayfasında gösterilmesi gereken izin bilgileri bulunuyor mu?

Bu değerlendirme, kurumun hukuk danışmanı ve mali müşaviri tarafından kurum statüsüne göre tamamlanmalıdır. Yardım toplama izni gereken bir kampanya, izin süreci tamamlanmadan yayına açılmamalıdır.

Banka ve Ödeme Kuruluşu Gereklilikleri Nelerdir?

Online bağış kabul etmek için banka sanal POS’u veya yetkili bir ödeme hizmeti sağlayıcısı kullanılır.

Kurumun çalışacağı sağlayıcıyı seçerken yalnızca komisyon oranına bakmaması gerekir. Başvuru koşulları, para aktarım süresi, teknik entegrasyon yöntemi, iade süreci, başarısız işlem raporları ve destek hizmetleri birlikte değerlendirilmelidir.

Kurum adına hesap açılmalıdır

Bağış tutarları kişisel hesaba değil, kurum adına açılmış banka hesabına aktarılmalıdır. Ödeme sağlayıcısı sözleşmesindeki ticari unvan, vergi bilgileri ve banka hesabı kurum kayıtlarıyla eşleşmelidir.

Başvuru sırasında talep edilen belgeler bankaya veya ödeme kuruluşuna göre değişir. Genel olarak şu belgeler hazırlanır:

• Kuruluş veya vakıf senedi

• Dernek tüzüğü

• Vergi numarası bilgileri

• Yetkili organ kararı

• İmza sirküleri veya imza beyannamesi

• Yetkilendirilmiş kişi bilgileri

• Kurum adına banka hesabı

• İnternet sitesi adresi

• KVKK ve gizlilik metinleri

• İade ve işlem koşulları

• Kampanya veya faaliyet açıklamaları

Eksik kurumsal bilgi, sanal POS başvurusunun uzamasına ve ödeme kuruluşunun internet sitesini onaylamamasına yol açar.

Yetkili ödeme kuruluşu kontrol edilmelidir

Banka dışındaki bir ödeme veya elektronik para kuruluşuyla çalışılacaksa kuruluşun güncel faaliyet izni ve izin kapsamı Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasının listelerinden kontrol edilmelidir. TCMB, faaliyette bulunan ödeme kuruluşlarını, elektronik para kuruluşlarını ve izin kapsamlarını ayrı tablolar hâlinde yayımlar. nın tanınmış olması tek başına yeterli değildir. Sözleşme imzalanmadan önce şu kontroller yapılmalıdır:

• Faaliyet izni devam ediyor mu?

• İzin kapsamı kartlı ödeme kabulünü içeriyor mu?

• Tahsil edilen tutar hangi sürede kuruma aktarılıyor?

• İade ve ters ibraz süreci nasıl işliyor?

• Düzenli bağış altyapısı destekleniyor mu?

• Teknik destek ve hata kayıtları nasıl yönetiliyor?

• Komisyon, blokaj ve diğer kesintiler açıkça belirtilmiş mi?

• Başarılı ve başarısız işlemler rapordan ayrıştırılabiliyor mu?

Bağış Formunda Hangi Alanlar Bulunmalıdır?

Bağış formunun amacı, işlem için gerekli bilgileri en kısa ve anlaşılır akışla toplamaktır. Formun uzunluğu bağış türüne göre belirlenmeli, işlem için gerekli olmayan kişisel veriler istenmemelidir.

Temel bağış bilgileri

Formda şu işlem alanları yer almalıdır:

• Bağış tutarı

• Para birimi

• Bağış türü

• Kampanya seçimi

• Tek seferlik veya düzenli bağış tercihi

• Bağışçı tipi: gerçek kişi veya kurum

• Anonim bağış tercihi sunuluyorsa ilgili seçenek

Hazır tutar seçeneklerinin yanında serbest tutar alanı da kullanılabilir. Tutar alanı sıfır, negatif değer, geçersiz karakter ve belirlenen sınırlar açısından sunucu tarafında doğrulanmalıdır.

Bağışçı bilgileri

İşlem ve bilgilendirme için gerekli alanlar şu şekilde sınırlandırılabilir:

• Ad ve soyad

• E-posta adresışçı bilgileri

İşlem ve bilgilendirme için gerekli alanlar şu şekildei

• Telefon numarası

• Kurumsal bağışlarda kurum unvanı

• Bağışçı tarafından isteniyorsa açıklama veya not

T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, açık adres ve benzeri veriler yalnızca açık bir hukuki veya mali gereklilik bulunduğunda istenmelidir. “İleride gerekebilir” düşüncesiyle veri toplanmamalıdır. KVKK’daki veri minimizasyonu ilkesi, işl veri alınmamasını gerektirir. citeturn822335search4

Aydınlatma ve iletişim izinleri

Bağış formunda kişisel verilerin hangi amaçla işlendiği anlaşılır biçimde açıklanmalıdır. Aydınlatma metninde en az şu bilgiler yer alır:

• Veri sorumlusunun kimliği

• Verilerin hangi amaçlarla işlendiği

• Verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılacağı

• Verilerin hangi yöntemle toplandığı

• Veri işlemenin hukuki sebebi

• İlgili kişinin KVKK kapsamındaki hakları

• Başvuru yöntemi

KVKK’ya göre aydınlatma yükümlülüğü, veri işleme faaliyetini getirilir. 

Aydınlatma metni ile açık rıza aynı onay kutusu altında birleştirilmemelidir. Kişisel veri işleme açık rızaya dayanıyorsa aydınlatma ve açık rıza işlemleri ayrı metinler ve ayrı beyanlar hâlinde düzenlenmelidir. Kişisel Verileri Koruma Kuru vurgular. 

Bağış işlemi için gerekli veri işleme süreci ile e-posta, SMS veya kampanya iletişimi izni de birbirinden ayrılmalıdır. Bağışın tamamlanması, pazarlama veya tanıtım izni verilmesi şartına bağlanmamalıdır.

Sanal POS ve Ödeme Altyapısı Nasıl Bağlanır?

Ödeme entegrasyonu, kurumun internet sitesi ile banka veya ödeme kuruluşu arasında güvenli veri alışverişi kurar.

Teknik akış şu şekilde ilerler:

1. Bağışçı form bilgilerini gönderir.

2. Sistem, sunucu tarafında bağış için benzersiz bir işlem kaydı oluşturur.

3. Bağışçı ödeme kuruluşunun güvenli ödeme ekranına yönlendirilir.

4. Kart doğrulama ve ödeme işlemi ödeme sağlayıcısında tamamlanır.

5. Sağlayıcı, işlem sonucunu internet sitesine güvenli bildirimle iletir.

6. Sistem, bildirimin imzasını veya doğrulama değerini kontrol eder.

7. Ödeme başarılıysa bağış kaydı tamamlanır.

8. Başarısız işlemler ayrı durum koduyla saklanır.

9. Bağışçıya sonuç ekranı ve e-posta bildirimi gösterilir.

10. İşlem, yönetim paneli ve finans raporlarına aktarılır.

Kart bilgileri kurumun sisteminde tutulmamalıdır

Kart numarası, güvenlik kodu ve hassas doğrulama verilerinin kurumun kendi veri tabanına kaydedilmesi ciddi güvenlik sorumluluğu doğurur.

PCI DSS, kart verisini saklayan, işleyen veya ileten sistemler için teknik ve operasyonel güvenlik gereksinimleri tanımlar. Hassas kası gerekir. 

Bu nedenle bağış sayfasında ödeme kuruluşunun barındırdığı ödeme ekranı, güvenli yönlendirme veya sağlayıcının onayladığı tokenizasyon yöntemi kullanılmalıdır. Kurumun yönetim panelinde kart numarası yerine yalnızca sağlayıcının işlem referansı ve gerekiyorsa maskelenmiş kart bilgisi gösterilmelidir.

İşlem sonucu yalnızca dönüş sayfasından alınmamalıdır

Bağışçının ödeme sonrası internet sitesine geri dönmesi, ödemenin kesin olarak başarılı olduğunu kanıtlamaz. Kullanıcı sayfayı kapatabilir, bağlantı kesilebilir veya dönüş adresi manipüle edilebilir.

Ödeme durumu, sağlayıcının sunucudan sunucuya gönderdiği güvenli bildirim üzerinden doğrulanmalıdır. Sistem aynı bildirim birden fazla kez geldiğinde ikinci bir bağış kaydı oluşturmamalıdır. Bunun için işlem referansı ve tekillik kontrolü kullanılmalıdır.

Yönetim panelinde en az şu durumlar ayrı tutulmalıdır:

• İşlem başlatıldı

• Ödeme bekleniyor

• Ödeme başarılı

• Ödeme başarısız

• İptal edildi

• İade edildi

• Kısmi iade edildi

• Ters ibraz sürecinde

• Mutabakat bekliyor

“Başarılı” ve “başarısız” şeklindeki iki durumlu yapı, iadeleri ve finansal uyuşmazlıkları yönetmek için yetersizdir.

Bağış Kaydı Yönetim Paneline Nasıl Aktarılmalıdır?

Ödeme işlemi tamamlandıktan sonra sistem yalnızca tutarı değil, işlemin bağlamını da kaydetmelidir.

Her bağış kaydında şu bilgiler bulunmalıdır:

• Kurum içi bağış numarası

• Ödeme kuruluşu işlem referansı

• Bağış tarihi ve saati

• Brüt bağış tutarı

• Para birimi

• Komisyon ve kesinti bilgisi

• Kuruma aktarılacak net tutar

• Ödeme durumu

• Bağış türü

• Kampanya bilgisi

• Bağışçı kaydı

• Tek seferlik veya düzenli bağış bilgisi

• İade durumu

• Bilgilendirme gönderim durumu

• Kaydı oluşturan kanal

• İşlem ve durum değişikliği logları

Aynı bağışçının daha önce kaydı bulunuyorsa e-posta, telefon veya kurumun belirlediği benzersiz alan üzerinden eşleştirme yapılmalıdır. Ancak otomatik eşleştirme eski kayıtları silmemeli veya iki farklı kişiyi tek kayıtta birleştirmemelidir.

Kurulumun gerçek bir yönetim sistemi içinde nasıl ele alındığını görmek için geliştirdiğimiz STK yönetim paneli projesini inceleyin.

Makbuz ve Bağışçı Bilgilendirme Süreci Nasıl Kurulmalıdır?

Bağış tamamlandığında bağışçıya gösterilen teşekkür mesajı ile mali belge aynı şey değildir.

Bağışçıya gönderilen işlem e-postasında şu bilgiler yer almalıdır:

• Kurumun tam adı

• Bağış işlem numarası

• İşlem tarihi

• Bağış tutarı

• Bağış veya kampanya adı

• Ödeme durumu

• İletişim bilgileri

• İade veya hata bildirimi için başvuru kanalı

• Gönderilen belgenin niteliği

“Bağış makbuzu”, “ödeme onayı” ve “teşekkür belgesi” ifadeleri birbirinin yerine kullanılmamalıdır.

Dernek gelirlerinin banka aracılığıyla tahsilinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti, alındı belgesi yerine geçer. Banka üzerinden tahsil üzenlenmez. 

Ödeme kuruluşu üzerinden yapılan tahsilatlarda muhasebe kaydına dayanak alınacak belge, ödeme akışı, kurumun hukuki statüsü ve sağlayıcı sözleşmesine göre mali müşavir tarafından belirlenmelidir. Bu prosedür canlıya geçmeden önce yazılı hâle getirilmelidir.

Sistem şu ayrımı korumalıdır:

• Bağışçıya gönderilen işlem bilgilendirmesi

• Muhasebe kaydına esas belge

• Banka veya ödeme kuruluşu işlem belgesi

• Kurumun düzenlediği ek makbuz veya teşekkür belgesi

• İade belgesi

Güvenlik, KVKK ve Veri Saklama Süreci Nasıl Planlanmalıdır?

Online bağış sistemi hem kişisel veri hem de finansal işlem kaydı içerir. Güvenlik yalnızca SSL sertifikasıyla sınırlandırılmamalıdır.

Temel teknik güvenlik önlemleri

Sistemde en az şu kontroller uygulanmalıdır:

• Tüm sayfalarda HTTPS kullanımı

• Yönetici hesaplarında güçlü parola politikası

• Çok faktörlü kimlik doğrulama

• Rol ve yetkiye göre erişim

• Başarısız giriş denemelerinin sınırlandırılması

• İşlem ve yönetici hareketlerinin loglanması

• Düzenli veri yedekleme

• Yedeklerin geri yükleme testi

• Güvenlik güncellemelerinin uygulanması

• Dosya yükleme ve form girişlerinin doğrulanması

• Yönetim panelinin yetkisiz erişime karşı korunması

• API ve ödeme bildirimlerinde imza doğrulaması

• Kritik değişikliklerde kayıt ve bildirim oluşturulması

• Düzenli güvenlik testi

• Veri ihlali müdahale planı

KVKK’nın teknik ve idari tedbir rehberi; erişim yetkilerinin sınırlandırılması, güvenli kayıt tutulması, şifreleme, yedekleme ve da ele alır. 

Yönetici yetkileri sınırlandırılmalıdır

Her panel kullanıcısı tüm bağışçı verilerini ve finansal bilgileri görmemelidir.

Örnek yetki modeli:

• Sistem yöneticisi: Teknik ayarlar ve kullanıcı yönetimi

• Finans sorumlusu: Ödeme, iade ve mutabakat kayıtları

• Bağışçı ilişkileri sorumlusu: Bağışçı iletişimi ve geçmiş işlemler

• Kampanya yöneticisi: Kampanya içeriği ve kampanya raporları

• Denetçi: Salt okunur rapor erişimi

• İçerik editörü: Kampanya sayfaları, ödeme verilerine erişim yok

Kullanıcı ayrıldığında veya görevi değiştiğinde erişim yetkisi aynı gün kapatılmalı ya da yeni görevine göre güncellenmelidir.

Saklama ve imha süreleri belirlenmelidir

Bağışçı verileri süresiz biçimde saklanmamalıdır. Her veri kategorisi için şu bilgiler tanımlanmalıdır:

• İşleme amacı

• Hukuki sebep

• Erişebilen kullanıcılar

• Aktarılan taraflar

• Saklama süresi

• Süre sonunda uygulanacak silme, yok etme veya anonimleştirme yöntemi

Mali mevzuat gereği saklanan işlem kayıtları ile iletişim iznine dayanan pazarlama verileri aynı süreye tabi tutulmamalıdır.

Canlıya Geçmeden Önce Hangi Testler Yapılmalıdır?

Online bağış sistemi gerçek kullanıma açılmadan önce test ortamında ve mümkünse düşük tutarlı gerçek işlemlerle kontrol edilmelidir.

Canlıya geçiş kontrol listesi

Yayın öncesinde şu kontroller tamamlanmalıdır:

• Kurum bilgileri güncel

• Bağış türleri doğru tanımlanmış

• Gerekli izin ve kararlar tamamlanmış

• Ödeme kuruluşu sözleşmesi onaylanmış

• Para aktarılacak hesap doğrulanmış

• Test işlemleri tamamlanmış

• İade süreci yazılı hâle getirilmiş

• Aydınlatma metni yayınlanmış

• Açık rıza ve iletişim izinleri ayrılmış

• Yönetici yetkileri tanımlanmış

• E-posta şablonları kontrol edilmiş

• Muhasebe kayıt yöntemi belirlenmiş

• Banka mutabakat sorumlusu atanmış

• Yedekleme ve geri yükleme testi yapılmış

• Hata bildirimi ve destek kanalı hazırlanmış

• Mobil ve masaüstü kontroller tamamlanmış

Online Bağış Sisteminde Sık Yapılan Hatalar

Yalnızca ödeme formu kurmak

Ödeme formunun çalışması bağış yönetiminin kurulduğu anlamına gelmez. Kampanya eşleştirmesi, işlem durumu, bağışçı kaydı, iade ve mutabakat akışı bulunmadığında işlemler manuel olarak takip edilir.

Bağış ile yardım toplama faaliyetini aynı değerlendirmek

Kampanyanın hukuki niteliği belirlenmeden yayın yapılması izin, raporlama ve kullanım amacı açısından risk oluşturur. Her kampanya yayın öncesinde idari kontrolden geçirilmelidir.

Kart bilgilerini kurum sistemine almak

Kart verisinin kurum sunucusundan geçmesi güvenlik kapsamını genişletir. Ödeme, banka veya yetkili ödeme kuruluşunun güvenli altyapısında tamamlanmalıdır.

Gereğinden fazla kişisel veri istemek

Bağış işlemi için gerekli olmayan kimlik, adres veya demografik bilgilerin toplanması formu uzatır ve KVKK sorumluluğunu artırır.

Aydınlatma metni ile açık rızayı birleştirmek

Aydınlatma, açık rıza ve tanıtım iletişimi izni ayrı amaçlara hizmet eder. Tek kutuyla tüm süreçlere onay alınmamalıdır.

Başarısız ödemeleri kaydetmemek

Başarısız işlemler kaydedilmediğinde hangi banka hatalarının, cihazların veya sayfaların kayba yol açtığı analiz edilemez. Kişisel veri saklama ilkeleri korunarak hata kodları ve işlem aşamaları takip edilmelidir.

Banka mutabakatını manuel bırakmak

Panelde başarılı görünen tutar ile kuruma aktarılan net tutar aynı olmayabilir. Komisyon, iade, blokaj ve ters ibraz kayıtları düzenli olarak karşılaştırılmalıdır.

Her kullanıcıya tam yetki vermek

Bağışçı bilgileri ve finansal kayıtlar yalnızca görev gereği erişmesi gereken kullanıcılar tarafından görüntülenmelidir.

Teşekkür e-postasını mali belge olarak göstermek

Ödeme onayı, teşekkür mesajı ve muhasebe belgesi birbirinden ayrılmalıdır. Bağışçıya belgenin niteliği açıkça belirtilmelidir.

Kurulum Sonrasında Hangi Veriler Takip Edilmelidir?

Online bağış altyapısı canlıya alındıktan sonra yalnızca toplam bağış tutarına bakmak yeterli değildir.

Ödeme başarı oranı

Başlatılan işlemlerin kaçının başarıyla tamamlandığını gösterir.

Hesaplama:

Başarılı ödeme sayısı ÷ başlatılan ödeme sayısı × 100

Başarısızlık nedenleri banka reddi, doğrulama hatası, teknik hata ve kullanıcı terkine göre ayrıştırılmalıdır.

Form tamamlama oranı

Bağış sayfasını görüntüleyen kullanıcıların ne kadarının ödeme adımına geçtiğini gösterir. Form alanı, cihaz türü ve kampanya bazında incelenmelidir.

Mobil ve masaüstü performansı

Mobil cihazlarda form terk oranı masaüstünden yüksekse sayfa hızı, klavye türleri, alan boyutları ve ödeme ekranı yeniden kontrol edilmelidir.

Kampanya bazlı bağış dağılımı

Her kampanya için şu veriler ayrı izlenmelidir:

• Bağış sayısı

• Toplam bağış tutarı

• Ortalama bağış tutarı

• Tekrar bağış yapan kişi sayısı

• Başarılı ödeme oranı

• İade oranı

• Trafik kaynağı

Düzenli bağış devamlılığı

Düzenli bağış sisteminde yeni kayıt sayısının yanında başarısız yenilemeler, iptaller ve devam eden düzenli bağışçılar takip edilmelidir.

Mutabakat farkı

Yönetim panelindeki net tutar ile banka veya ödeme kuruluşu raporundaki tutar karşılaştırılmalıdır. Her fark işlem referansı üzerinden araştırılmalıdır.

Bildirim teslim oranı

Teşekkür ve işlem e-postalarının teslim, hata ve geri dönme oranları kontrol edilmelidir. E-postanın ulaşmaması bağış kaydını geçersiz kılmaz; ancak bağışçının işlem sonucunu teyit etmesini engeller.

Online Bağış Sistemi Genel Dijitalleşme Sürecinde Nereye Oturur?

Bağış yönetimi, kurumun genel dijitalleşme yapısından bağımsız ele alınmamalıdır. Bağışçı kayıtları; üyelik, aidat, kampanya, belge, raporlama ve yetkilendirme süreçleriyle birlikte planlandığında kurum içindeki veri dağınıklığı azalır.

Kurumun bütünsel yönetim yapısını değerlendirmek için vakıf yönetim sistemi nedir? rehberini inceleyebilirsiniz.

Ancak her modülün aynı projede bulunması zorunlu değildir. Doğru yaklaşım, kurumun mevcut süreçlerini çıkarmak ve online bağış sistemiyle doğrudan veri alışverişi kurması gereken alanları belirlemektir.

Online Bağış Altyapısı Uçtan Uca Planlanmalıdır

Online bağış sistemi; bağış formu, ödeme altyapısı, yönetim paneli, bağışçı bilgilendirmesi, muhasebe kaydı, KVKK süreci ve banka mutabakatından oluşan bütünlüklü bir yapıdır.

Kurulum sırasında öncelik şu sırayla verilmelidir:

1. Faaliyetin hukuki niteliğinin belirlenmesi

2. Kurumsal ve operasyonel sürecin hazırlanması

3. Yetkili banka veya ödeme kuruluşunun seçilmesi

4. Gerekli verilerle sade bağış formunun hazırlanması

5. Güvenli ödeme entegrasyonunun kurulması

6. Bağış kayıtlarının yönetim paneline aktarılması

7. Belge ve bilgilendirme sürecinin tanımlanması

8. KVKK ve veri güvenliği tedbirlerinin uygulanması

9. Test ve mutabakat kontrollerinin tamamlanması

10. Canlı sistemin ölçülmesi ve düzenli denetlenmesi

Kurumunuza özel bağış, kampanya ve yönetim altyapısının kapsamını değerlendirmek için STK, dernek ve vakıflar için online bağış altyapısını inceleyin.