STK Yönetim Paneli Projesi: Bağış, Üye ve Operasyon Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi

Optimia tarafından geliştirilen STK Yönetim Paneli; dernek, vakıf ve sivil toplum kuruluşlarının bağış, üye, proje, iletişim, belge ve raporlama süreçlerini merkezi bir dijital altyapıda birleştiren web tabanlı bir yönetim projesidir.

Projenin temel amacı, kurum içindeki kayıtları yalnızca dijital ortama aktarmak değil; birbirinden kopuk iş akışlarını ortak bir veri düzeni içinde ilişkilendirmektir. Yönetim paneli ile kurumsal web sitesinin aynı altyapıda çalışması sayesinde internet sitesinden gelen bağış, başvuru ve form kayıtları doğrudan kurumun operasyon sürecine dâhil edilir.

Bu sayfa, sistemin genel satış özelliklerini değil; projenin hangi ihtiyaçlardan yola çıkılarak planlandığını, nasıl geliştirildiğini ve günlük operasyonu nasıl düzenlediğini anlatan bir ürün geliştirme vaka çalışmasıdır.

Proje Özeti

STKYonetim, yalnızca tek bir vakfın veya derneğin kullanım senaryosuna göre hazırlanmadı. Proje; bağış alan, üyelik yöneten, saha çalışması yürüten, burs başvurusu toplayan veya birden fazla kampanyayı aynı anda takip eden kuruluşların ortak operasyon ihtiyaçları değerlendirilerek geliştirildi.

Başlangıçtaki Sorun

Projenin başlangıç noktası, STK’larda aynı sürecin birden fazla dosya ve iletişim kanalı üzerinden yürütülmesiydi.

Bağış kayıtları Excel tablolarında, başvuru belgeleri e-posta kutularında, proje bilgileri farklı klasörlerde ve iletişim geçmişi mesajlaşma uygulamalarında tutulduğunda güncel bilgiye erişmek zorlaşır. Aynı kişi için birden fazla kayıt açılır, hangi dosyanın güncel olduğu belirsizleşir ve yönetim raporları manuel karşılaştırmalarla hazırlanır.

İncelenen temel sorun alanları şunlardı:

• Bağışçı, üye ve başvuru kayıtlarının farklı dosyalarda tutulması

• Proje, kampanya ve mali hareketler arasında doğrudan ilişki kurulamaması

• Belgelerin kişisel bilgisayarlarda veya bağımsız klasörlerde saklanması

• Kullanıcıların erişim sınırlarının net biçimde tanımlanmaması

• Yapılan işlemlerin kullanıcı ve tarih bilgisiyle izlenememesi

• Web sitesinden gelen verilerin yönetim paneline yeniden girilmesi

• Yönetim raporlarının farklı tablolardan manuel olarak hazırlanması

• Çalışan değişikliğinde kurumsal bilginin kişisel arşivlerde kalması

Bu sorunların ortak nedeni yazılım eksikliğinden önce veri ve süreç bütünlüğünün bulunmamasıydı. Bu nedenle proje, uzun bir modül listesi oluşturmak yerine kayıtların birbirleriyle nasıl ilişkilendirileceği üzerine kuruldu.

İhtiyaç Analizi Nasıl Yapıldı?

İhtiyaç analizi sırasında sistemde tutulacak kayıtlar, bu kayıtlarla işlem yapacak kullanıcılar ve her sürecin başlangıç ile sonuç noktaları ayrı ayrı ele alındı.

Veri grupları belirlendi

Merkezi sisteme taşınacak temel kayıt grupları şu şekilde sınıflandırıldı:

• Bağışçılar ve bağış hareketleri

• Üyeler ve gönüllüler

• Projeler ve kampanyalar

• Burs, yardım ve destek başvuruları

• İletişim kayıtları

• Makbuz ve işlem belgeleri

• Gelir, gider ve operasyon kayıtları

• Web sitesi içerikleri

• Kullanıcı hareketleri

• Raporlama için gerekli dönemsel veriler

Her veri grubu bağımsız bir tablo olarak bırakılmadı. Bağışçı ile bağış, bağış ile kampanya, proje ile bütçe, başvuru ile belge ve kullanıcı ile yapılan işlem arasında ilişki kuruldu.

Kullanıcı rolleri ayrıştırıldı

Kurum içindeki her kullanıcının tüm ekranlara ve verilere erişmesi yerine görev temelli yetkilendirme düzeni tasarlandı.

Sistem içinde şu sorulara karşılık veren bir rol yapısı oluşturuldu:

• Finans kayıtlarını kim görüntüler?

• Yeni bağış veya ödeme kaydını kim işler?

• Proje ve kampanya bilgilerini kim günceller?

• İçerik alanlarını kim yönetir?

• Raporları kim indirir?

• Kullanıcı yetkilerini kim değiştirir?

• Silme ve düzeltme işlemlerini kim onaylar?

• Yönetim ekranlarının tamamına kim erişir?

Bu yaklaşım, yalnızca ekranları gizlemek için değil; kullanıcı sorumluluklarını sistem üzerinde görünür hâle getirmek için uygulandı.

Geliştirilen Çözüm

İhtiyaç analizi sonucunda yönetim paneli, kurumsal web sitesi ve online işlem altyapısı aynı proje içinde birleştirildi.

Merkezi yönetim paneli

Yönetim paneli; bağışçı, üye, proje, kampanya, belge, kullanıcı ve operasyon kayıtlarının ortak bir veri yapısı üzerinden yönetilmesini sağlar.

Kullanıcılar yetkileri doğrultusunda:

• Yeni kayıt oluşturur.

• Mevcut kayıtları günceller.

• Kişi ve kurum geçmişini görüntüler.

• Bağışları ilgili kampanya veya projeyle eşleştirir.

• Belgeleri ilgili kayda ekler.

• Tarih, durum ve sorumlu kullanıcı üzerinden filtreleme yapar.

• Rapor ve dışa aktarma çıktıları alır.

• Yapılan işlemlerin geçmişini inceler.

Böylece aynı bilgiyi farklı dosyalarda tekrar tutma ihtiyacı ortadan kaldırıldı.

Web sitesi ile panel arasında veri akışı

Projenin belirleyici özelliklerinden biri, kurumsal web sitesi ile yönetim panelinin birbirinden bağımsız iki sistem olarak çalışmamasıdır.

Web sitesindeki bağış, kampanya, proje, haber, başvuru ve içerik alanları yönetim panelinden kontrol edilir. İnternet sitesi üzerinden oluşturulan kayıtlar doğrudan ilgili yönetim sürecine aktarılır.

Bu yapı sayesinde:

• Web formundan gelen başvuru panelde kayıt hâline gelir.

• Online bağış ilgili bağışçı ve kampanyayla ilişkilendirilir.

• Proje ve kampanya güncellemeleri web sitesine yansıtılır.

• İçerikler ayrı bir yönetim sistemi kullanılmadan yayımlanır.

• Aynı veri farklı ekranlara yeniden girilmez.

Bağış ve ödeme süreci

Online bağış altyapısı, kurumsal web sitesi ile yönetim paneli arasındaki veri akışının temel parçalarından biri olarak geliştirildi.

Bağışçı web sitesi üzerinden proje veya kampanya seçimini yaptıktan sonra ödeme işlemini tamamlar. İşlem sonucu sistemde kayıt altına alınır ve ilgili bağışçı, ödeme yöntemi, kampanya ve tarih bilgisiyle eşleştirilir.

Yetkili kullanıcı bağış kaydını panel üzerinden kontrol eder; makbuz, bildirim ve raporlama süreçlerini aynı kayıt üzerinden yürütür.

Projede iyzico ödeme altyapısı ve banka bağlantıları kullanıldı. Ödeme işlemleri ile kurum içindeki operasyon kayıtlarının aynı sistemde takip edilmesi hedeflendi.

Yetkilendirme ve işlem geçmişi

Sistemde kullanıcı erişimleri görev alanlarına göre sınırlandırıldı. Finans, proje, içerik, operasyon ve yönetim kullanıcıları için farklı görüntüleme ve işlem yetkileri tanımlandı.

Kritik işlemler kullanıcı hesabı, tarih ve işlem bilgisiyle kayıt altına alınır. Böylece yalnızca mevcut veri değil, verinin hangi kullanıcı tarafından nasıl değiştirildiği de izlenir.

Güvenlik katmanında şu yapılar kullanıldı:

• İki aşamalı doğrulama

• Güvenilir cihaz kontrolü

• Giriş denemesi takibi

• CSRF koruması

• İstek sınırlandırma

• IP erişim kontrolleri

• İşlem geçmişi ve denetim kayıtları

Bu bileşenler, hassas verilere erişimin kullanıcı sorumluluklarıyla birlikte yönetilmesini sağlar.

Projenin Teknik Kapsamı

STKYonetim, PHP tabanlı özel bir yazılım mimarisiyle geliştirildi. Hazır bir içerik yönetim sisteminin eklentileri üzerine kurulmak yerine, yönetim paneli ve web sitesi aynı proje mimarisi içinde hazırlandı.

Çok kiracılı mimari, farklı kurumların aynı yazılım çekirdeğini kullanırken verilerinin kurum bazında ayrılmasını sağlar. Modüler yapı ise her kurumun kullanmadığı ekranlarla karşılaşmasını engeller ve proje kapsamının ihtiyaçlara göre düzenlenmesine imkân verir.

Platform kurum içi operasyonları yönetir. Resmî muhasebe programlarının, kamu bildirim sistemlerinin veya kurumun mevzuattan doğan sorumluluklarının yerine geçmez.

Uygulanan İş Akışı

Proje kapsamında bağış ve başvuru süreçleri ortak bir çalışma mantığına bağlandı.

1. Kayıt web sitesi üzerinden başlar

Bağışçı, üye adayı, gönüllü veya başvuru sahibi ilgili formu doldurur. Online bağış işleminde proje ya da kampanya seçimi yapılır ve ödeme adımına geçilir.

2. Veri yönetim paneline aktarılır

Form veya ödeme sonucunda oluşan kayıt, yönetim panelindeki ilgili veri grubuna eklenir. Manuel olarak ikinci bir kayıt açılması gerekmez.

3. İlgili kişi ve süreçle eşleştirilir

Bağış kaydı bağışçı ve kampanyayla, başvuru kaydı ilgili kişi ve belgelerle, proje harcaması ise ilgili faaliyetle ilişkilendirilir.

4. Yetkili kullanıcı işlemi yürütür

Kayıt, ilgili kullanıcı rolünün ekranında görüntülenir. Yetkili kullanıcı kontrol, onay, düzenleme, belge ekleme veya durum güncelleme işlemini gerçekleştirir.

5. İşlem geçmişi kaydedilir

Yapılan değişiklikler kullanıcı ve tarih bilgisiyle kayıt altına alınır. Böylece sürecin hangi aşamada olduğu ve hangi kullanıcının işlem yaptığı izlenir.

6. Yönetim raporu oluşturulur

Bağış, kampanya, proje, dönem, kullanıcı veya işlem durumuna göre filtreleme yapılır. Yönetim ekibi güncel kayıtlar üzerinden çıktı ve rapor alır.

Bu iş akışı, farklı birimlerin aynı verinin farklı kopyalarıyla çalışmasını önleyen merkezi bir çalışma düzeni oluşturdu.

Projede Belirleyici Olan Tasarım Kararı

Bu projedeki temel tasarım kararı, modül sayısını artırmak değil; kayıtlar arasındaki bağlantıyı güçlendirmekti.

Bağışçı kaydı yalnızca iletişim bilgilerinden oluşmaz. Bağış geçmişi, desteklediği kampanyalar, ödeme kayıtları, makbuzlar ve iletişim notları aynı kişi kaydıyla ilişkilidir.

Bir proje kaydı da yalnızca başlık ve açıklamadan oluşmaz. İlgili bağışlar, bütçe kayıtları, saha güncellemeleri, belgeler, sorumlu kullanıcılar ve raporlar proje kaydının parçalarıdır.

Bu nedenle sistem, bağımsız ekranlar topluluğu yerine ortak veri ilişkileri üzerine kuruldu. Projenin kurumsal yönetim açısından ürettiği değer, tüm bilgilerin tek panelde görünmesinden çok birbirleriyle bağlantılı ve izlenebilir hâle gelmesidir.

Ortaya Çıkan Yapısal Kazanımlar

Projede ölçülmüş süre veya yüzde verileri yayımlanmadığı için sonuçlar nicel iddialarla değil, sistemin oluşturduğu yapısal değişim üzerinden değerlendirildi.

Merkezi kayıt düzeni

Bağışçı, üye, proje, kampanya, belge ve işlem kayıtları ortak sistem içinde yönetilir. Güncel bilginin hangi dosyada bulunduğu sorunu ortadan kalkar.

Daha hızlı veri erişimi

Yetkili kullanıcı, kişi veya işlem geçmişine farklı tabloları karşılaştırmadan ulaşır. Filtreleme ve ilişkilendirme yapısı, kayda erişim sürecini kısaltır.

Yetki sınırlarının netleşmesi

Kullanıcılar yalnızca görev alanlarıyla ilgili ekranlara ve verilere erişir. Finans, proje, içerik ve yönetim sorumlulukları birbirinden ayrılır.

İşlem izlenebilirliği

Kayıt üzerinde yapılan değişiklikler kullanıcı ve tarih bilgisiyle takip edilir. Bu yapı iç kontrol ve denetim hazırlığını destekler.

Düzenli raporlama

Yönetim raporları farklı dosyaların manuel olarak birleştirilmesi yerine güncel sistem kayıtlarından hazırlanır.

Kurumsal hafıza

Belgeler, iletişim notları, proje bilgileri ve işlem geçmişi kişisel bilgisayarlardan çıkarak kurumun ortak veri yapısında tutulur. Personel değişikliğinde bilgi kaybı riski azalır.

Web sitesi ve operasyon bütünlüğü

Web sitesinden gelen bağış ve başvuru kayıtları yönetim sürecine doğrudan dâhil edilir. Web sitesi yalnızca tanıtım alanı olmaktan çıkar ve kurumun operasyon altyapısının parçası hâline gelir.

Proje Ekranları

Vaka çalışmasının güvenilirliğini güçlendirmek için aşağıdaki ekran görüntüleri gerçek panel üzerinden yayımlanmalıdır.

Yönetim paneli ana ekranı

Ana panelde dönemsel bağış verileri, aktif kampanyalar, proje durumları ve güncel operasyon kayıtları gösterilmelidir.

Önerilen görsel açıklaması: STK Yönetim Paneli ana ekranında bağış, kampanya ve operasyon özeti.

Bağışçı ve bağış kayıtları

Bağışçı kartı, bağış geçmişi, ödeme yöntemi ve ilgili kampanya bağlantısı aynı ekran üzerinde gösterilmelidir.

Önerilen görsel açıklaması: Bağışçı geçmişi ve kampanya bağlantılarının görüntülendiği STK bağış yönetimi ekranı.

Proje veya başvuru yönetimi

Proje, yardım, burs veya üyelik başvurularından birinin durum, belge ve sorumlu kullanıcı alanları gösterilmelidir.

Önerilen görsel açıklaması: STK projesi ve başvuru kayıtlarının merkezi panelden yönetilmesi.

Raporlama ekranı

Tarih, kampanya, proje, ödeme yöntemi veya işlem durumu filtrelerinin bulunduğu raporlama alanı yayımlanmalıdır.

Önerilen görsel açıklaması: Bağış ve proje verilerinin filtrelendiği STK raporlama ekranı.

Kullanıcı yetkilendirme ekranı

Rol, modül, görüntüleme, düzenleme ve silme yetkilerinin tanımlandığı ekran gösterilmelidir.

Önerilen görsel açıklaması: STK yönetim panelinde rol bazlı kullanıcı yetkilendirme ekranı.

Ekran görüntülerindeki ad, telefon numarası, e-posta adresi, kimlik bilgisi, ödeme verisi ve diğer gerçek kişi bilgileri yayımlanmadan önce bulanıklaştırılmalıdır.

STK Yönetim Yazılımı Projenizi Planlayın

STKYonetim projesi; bağış, üye, proje, belge, kullanıcı ve web sitesi süreçlerinin ortak bir veri altyapısında nasıl birleştirildiğini gösteren çalışan bir Optimia projesidir.

Kurumunuz için sunulan modülleri, yapılandırma seçeneklerini, veri aktarımını ve kurulum sürecini incelemek için STK, dernek ve vakıf yazılımı çözümünü inceleyin.